Az Outlook, mint bármely e-mail kliens, legfőképpen a személyes one-to-one kommunikációra alkalmas. Természetesen, ha egy konkrét partnert szeretne megszólítani ajánlatával, ezt az Outlook segítségével megteheti, de mikor már több partnert szeretne egyszerre megszólítani ugyanolyan ajánlattal, az Outlook használata már kevésbé alkalmas, nem beszélve arról, mikor tömeges leveleket akar szétküldeni, arra az Outlook használata kimondottan nem alkalmas.
Mik az e-mailing rendszer feltételei
Elsősorban tudnunk kell, hogy a kiküldött e-mail kézbesítésre került-e. Ez az információ még a profi e-mailing rendszerek számára is nehezen elérhető, ennek ellenére, éppen ezek a rendszerek a legalkalmasabbak. Amennyiben az e-mail visszatér, ennek az információnak elérhetőnek kell lennie a címzett neve mellett.
Amennyiben egy profi e-mailing eszközt használ, számos hasznos tájékoztató adathoz van hozzáférése. Nem csak azt tudja nyomon követni hány e-mail lett kiküldve, de azt is, hány lett közülük kézbesítve, és hány tért vissza.
Az e-mailing rendszerek a következő adatokat is rögzítik:
- hány e-mailt nyitottak meg a címzettek,
- hányan kattintottak át az e-mailből weboldalára,
- hányan válaszoltak, hogy nem érdekli őket az Ön által kiküldött üzleti ajánlat,
- ugyanakkor fontosnak találhatja, hogy tudja web oldalára mely linkek segítségével és milyen felhasználók kerültek át.
És természetesen azt fogja akarni, hogy a 3000 e-mail kiküldése ne 6 óráig tatson, majd végül a zárolt listára kerüljön mint Spam posta (pl. a Seznam-nál)
Ezen követelmények teljesítése, ha az e-maileket az Outlook segítségével küldi ki, szinte lehetetlen. A profi e-mailing rendszer azonban még ennél is többet tud:
- rendszerezi az adatbázisban szereplő kapcsolatokat,
- e-mail archiválás,
- statisztikák archiválása,
- gyors e-mail sablonok alkotása,
- tartalom testreszabása,
- személyes megszólítás,
- kapcsolatok automatikus importálása a webről, CRM vagy más adatbázisból.
Rendszer megválasztása
Amennyiben azon gondolkozik, melyik rendszert válassza, a következő lehetőségei vannak:
- Egy Open source rendszer, mely az Ön szerverére van telepítve - az ilyen rendszer ingyenes, de legtöbbnyire magyar nyelven nem használható, nincs magyar műszaki támogatása és nem támogatja azokat az e-maileket, melyek freemail címekre vannak kiküldve. Ez a megoldás akkor alkalmas, mikor a kiküldött e-mailek száma alacsony, és az e-mailek kiküldése nem az üzleti sikert követik. - non-profit szervezetek, kultúresemény-szervező irodák.
- Saját rendszer - az ilyen rendszer fejlesztésének megközelítőleges ára 2.000.000 Ft, ezen az áron egy nagyon egyszerű e-mail rendszer elérhető. A fejlesztési kiadók mellett még a következő hátrányai vannak: a fejlesztés időigényes, a white- és a blacklist-ek figyeléséhez és a rendszer igazgatásához munkaerőre van szükség. Ezt a megoldást csak nagy vállalatok, vagy e-shopok szokták választani, és legtöbbnyire ezek is más megoldást keresnek.
- SaaS megoldás - egy hostinges megoldás, internetes hozzáféréssel. Nem kell törődnie a rendszer igazgatásával, frissítésekkel, műszaki problémákkal, csupán használnia kell. Az ilyen megoldás a Mailkit.cz is. Ez a rendszer főleg kommersz cégeknek felel meg, ugyanis ennél a megoldásnál nem kell törődniük semmilyen műszaki kérdéssel, a rendszer használata pedig egyszerű.
- Desktop e-mailing program - ezt a szoftvert közvetlenül számítógépére telepíti és az e-maileket ingyen küldheti ki. Ezek a rendszerek többnyire fejlett adatbázis kezelőkkel és számos más funkcióval rendelkeznek, de sajnos legtöbbjük ugyanazokkal a hátrányokkal is mint az Outlook. Az 1000 e-mail fölötti e-mail kiküldés annyira leterheli a rendszert, hogy az üzenetek kiküldése nagyon hosszú ideig tart. Ezen kívül fenn áll annak a veszélye, hogy IP címei felkerülnek a blacklist-ekre, és az e-mailek küldése teljesen blokkolva lesz.
Anyagi kérdés
Természetes, hogy megkérdezi, van-e értelme ás megéri-e, hogy a fizetős megoldást válassza. Amennyiben csak több tíz e-mailt küld el, a haszon jelentéktelen lesz, de ha több száz e-mailt küld el legalább egyszer havonta, egyértelmű, hogy egy más rendszerre van szüksége mint az Outlook.
Gondolkodjon el ezért, hogy Ön számára melyik megoldás a legmegfelelőbb. A marketinggel foglalkozó vállalatok az e-mailinget biztosan kezükben szeretik tartani, hogy ezzel is támogatni tudják az áru reklámozását. Többnyire ezek a vállalatok az SaaS megoldás mellett döntenek, tehát egy olyan megoldás mellett, mint a Mailkit.cz.
Szerző: Michal Krutiš, www.h1.cz